Van aanmelding tot live oproepen,
in 48 uur
Precies wat er gebeurt nadat u een abonnement neemt, wat we van u nodig hebben en wat wij aan onze kant bouwen — zodat u altijd weet wie aan zet is.
Het traject, stap voor stap
Vier stappen vragen iets van u. De rest is ons werk. Niets hiervan hoeft te wachten op een toezichthouder — uw eigen speciale nummer loopt als apart traject parallel, verderop uitgelegd.
- 01U bent aan zet5 minuten
Neem een abonnement en ontvang uw account
Kies een plan en betaal met uw kaart. Uw werkomgeving wordt direct aangemaakt en u ontvangt een welkomstmail met uw inloglink. Geen installatiekosten, op elk moment opzegbaar.
- 02U bent aan zet15–20 minuten
Vertel ons over uw bedrijf
Een kort begeleid formulier in uw dashboard. Hier leert uw receptionist wat hij moet zeggen en hoe hij moet klinken. Niets technisch — u configureert niets, u beantwoordt alleen vragen over uw bedrijf.
Wat we vragen- Bedrijfsnaam, branche en website
- Openingstijden en tijdzone
- Uw hoofdtaal en eventuele andere talen die uw klanten spreken
- Wat hij moet doen: afspraken boeken, leads vastleggen, vragen beantwoorden, doorverbinden naar een medewerker
- Waar afspraken en leads naartoe moeten — e-mail, agenda of CRM
- 03U bent aan zet30 minuten, in uw tempo
Stuur ons uw kennis
Alles wat uw receptionist moet kunnen beantwoorden: prijslijsten, servicebeschrijvingen, beleid, veelgestelde vragen. U kunt na go-live blijven toevoegen — updates bereiken hem binnen minuten.
Wat we accepteren- PDF, Word, gewone tekst en spreadsheets
- Een website, of specifieke pagina’s die we kunnen lezen
- Vragen en antwoorden direct ingevoerd in uw dashboard
- 04Wij zijn aan zetUur 4–24
Wij bouwen uw receptionist
We indexeren uw documenten zodat hij ze tijdens het gesprek kan doorzoeken, schrijven de gespreksrichtlijnen op basis van uw formulier, kiezen een stem die bij uw merk past en koppelen hem aan uw boekingssysteem, agenda of CRM.
Waarop we hem aansluiten- Uw agenda, zodat afspraken tijdens het gesprek worden bevestigd
- Uw CRM — Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho en tientallen andere systemen
- E-mail en SMS, voor leads die bij een medewerker terecht moeten komen
- 05Wij zijn aan zetUur 24–36
We koppelen hem aan uw kanalen
Websitechat en WhatsApp starten meteen — geen van beide heeft een nieuw telefoonnummer nodig. Voor oproepen schakelen we uw bestaande nummer door naar de receptionist, zodat u live gaat zonder te wachten tot een speciaal nummer wordt uitgegeven.
Live vanaf de eerste dag- De chatwidget op uw website
- WhatsApp, zodra uw Meta-bedrijfsverificatie is afgerond
- Oproepen, via een doorschakeling vanaf het nummer dat u al gebruikt
- 06Samen30–45 minuten
We testen samen, voordat iemand anders belt
Een kort gesprek, gepland wanneer het u uitkomt. We bellen de receptionist samen en lopen uw echte situaties door. U vertelt wat we moeten aanpassen; wijzigingen staan meestal binnen een uur live.
Wat we doornemen- Een boeking, van begin tot eind
- De drie vragen die uw klanten het vaakst stellen
- Een beller die met een medewerker wil spreken
- Een beller die een andere taal spreekt
- 07U bent aan zetUur 48
Stuur uw oproepen ernaartoe
U bepaalt hoeveel hij afhandelt: altijd, alleen buiten kantooruren of alleen wanneer niemand opneemt. Wij vertellen u precies wat u aan uw huidige telefoonprovider moet vragen.
De meeste klanten starten in de eerste week met avonden en weekenden, lezen de transcripties en schakelen daarna over naar fulltime zodra ze er vertrouwen in hebben. U wordt nooit gedwongen om op dag één elke oproep over te dragen.
Uw eigen speciale nummer
U hebt er geen nodig om live te gaan — u start via uw bestaande nummer, doorgeschakeld. Maar de meeste bedrijven willen uiteindelijk een eigen nummer, en die aanvraag loopt vanaf dag één als apart traject, zonder de rest op te houden.
De meeste landen reguleren telefoonnummers: de telecomautoriteit vraagt bewijs van wie achter een nummer staat voordat het kan worden uitgegeven. Dat is de wet in uw land, niet ons beleid, en daarom heeft deze stap een eigen planning.
- Bedrijfsregistratiedocument of identiteitsbewijs voor een eenmanszaak
- Bewijs van een lokaal adres — een energierekening of bankafschrift
- De naam en het adres waarop het nummer wordt geregistreerd
Wazige, verlopen of niet-overeenkomende documenten zijn veruit de meest voorkomende oorzaak van een trage nummeraanvraag. Stuur duidelijke scans die overeenkomen met uw geregistreerde bedrijfsgegevens en de aanvraag is meestal binnen twee tot drie werkdagen afgerond.
Waar de tijd echt naartoe gaat
Uw eigen inspanning komt neer op ongeveer een uur, verspreid over twee dagen. Al het andere is ons werk.
Niet alleen spraak — WhatsApp, Instagram en Messenger
Dezelfde receptionist, met dezelfde kennis, beantwoordt ook schriftelijke berichten. Elk kanaal is van u en wordt één keer gekoppeld — daarna komen berichten in dezelfde inbox binnen als uw oproepen.
Deze accounts zijn van uw bedrijf, dus toegangstokens kunnen alleen vanuit uw eigen Meta-account worden gegenereerd — we vragen nooit om uw wachtwoord. De meeste klanten plannen een screensharesessie van vijftien minuten en we lopen er samen doorheen. De waarden worden daarna in Integraties in uw dashboard geplakt en bevestigd met Test Connection.
Voordat WhatsApp of Instagram ook maar één bericht verstuurt, moet Meta uw bedrijf verifiëren — bedrijfsdocumenten en een bijpassende openbare aanwezigheid. Dit duurt vaak een paar dagen en ligt volledig bij Meta. Begin in dezelfde week waarin u een abonnement neemt, dan houdt het niets op.
WhatsApp Business
10 min om te koppelenHet kanaal waar de meeste klanten als eerste om vragen. Antwoorden aan iemand die u in de afgelopen 24 uur heeft geschreven, zijn gratis servicegesprekken. Om zelf een gesprek te starten, of na dat venster te antwoorden, vereist Meta een vooraf goedgekeurd berichtsjabloon — wij helpen u dat te schrijven en in te dienen.
- Een Meta Business-account waarvan de bedrijfsverificatie is afgerond
- Een telefoonnummer dat nog niet voor WhatsApp wordt gebruikt — een nummer dat in de WhatsApp- of WhatsApp Business-app wordt gebruikt, moet daar eerst uit worden verwijderd
- Een weergavenaam voor het account, goedgekeurd door Meta
- Phone Number ID
- WhatsApp Business Account ID
- Permanent Access Token
- Meta Business Suite → WhatsApp → API Setup
- Kopieer de Phone Number ID en de WhatsApp Business Account ID die op die pagina staan
- Maak een System User aan en genereer een Permanent Access Token — een token dat op een andere manier is gegenereerd, verloopt na een paar uur en dan werkt het kanaal niet meer
Instagram-privéberichten
10 min om te koppelenDe receptionist beantwoordt DM’s die naar uw Instagram-profiel worden gestuurd, inclusief reacties die mensen op uw stories sturen. Instagram-berichten lopen via de Facebook Page waaraan uw profiel is gekoppeld; daarom is een Page vereist, zelfs als u nooit op Facebook post.
- Uw Instagram-profiel omgezet naar een Business- of Creator-account — een persoonlijk account kan niet worden gekoppeld
- Het profiel gekoppeld aan een Facebook Page die u beheert
- Toegang tot berichten ingeschakeld in de Instagram-app, onder Settings → Messages and story replies → Connected tools
- Instagram Business ID
- Facebook Page ID
- Page Access Token met de instagram_manage_messages-machtiging
- Instagram-app → Settings → Account type — schakel over naar Business en koppel uw Page
- Meta Business Suite → Settings — beide ID’s staan bij de gekoppelde accounts
- Genereer een Page Access Token met instagram_manage_messages
Facebook Messenger
5 min om te koppelenBerichten die naar uw Facebook Page worden gestuurd. De eenvoudigste van de drie om te koppelen, omdat er naast de Page zelf geen apart account hoeft te worden geverifieerd.
- Facebook Page ID
- Page Access Token met de pages_messaging-machtiging
- Page Settings → Advanced Messaging → schakel gekoppelde apps in
- Genereer een Page Access Token met de pages_messaging-machtiging
Telegram
3 min om te koppelenHet snelste kanaal van allemaal — geen bedrijfsverificatie, geen Meta-account, geen documenten. De moeite waard om in te schakelen terwijl u op de andere kanalen wacht.
- Het HTTP API-token van BotFather
- Open Telegram en stuur een bericht naar @BotFather
- Stuur /newbot en kies een naam
- Kopieer het HTTP API-token dat u krijgt en plak het in uw dashboard
Nadat u live bent
Niets staat vast bij go-live. U wijzigt wat hij zegt en binnen minuten is het aangepast.
Elke oproep, uitgeschreven
Volledige transcripties, opnames en resultaten in uw dashboard. Doorzoek ze zoals u e-mail doorzoekt.
Wijzig alles, op elk moment
Werk zelf prijzen, openingstijden of antwoorden bij. Wijzigingen zijn binnen enkele minuten doorgevoerd.
Uitgaand bellen
Hij kan ook uitgaand bellen — leads opvolgen, afspraken bevestigen, onbeantwoorde aanvragen alsnog opvolgen.
Meer dan spraak
Dezelfde receptionist, dezelfde kennis, op WhatsApp, Instagram, Messenger en Telegram.
Klaar om de klok te starten?
Neem vandaag een abonnement en uw receptionist neemt binnen 48 uur op. Geen installatiekosten, op elk moment opzegbaar.
Tijdsaanduidingen beschrijven de normale situatie. De beoordeling door de toezichthouder voor een speciaal nummer wordt bepaald door de telecomautoriteit van elk land en ligt buiten onze invloed.